Bí quyết phát triển AI Agency

Bài viết dựa trên chia sẻ của Nick Saraev trong video How To Get Ahead of 99% of AI Agencies As A Complete Beginner

Bạn đang bước chân vào lĩnh vực AI Agency đầy tiềm năng nhưng cũng vô cùng cạnh tranh? Bạn muốn biết làm thế nào để không chỉ tồn tại mà còn vượt lên dẫn đầu, ngay cả khi bạn là người mới hoàn toàn? Bài viết này sẽ chia sẻ 4 khái niệm cốt lõi giúp bạn chuyển mình từ một người mới thành một chủ sở hữu AI Agency thành công, vượt xa 99% đối thủ cạnh tranh. Những chiến lược này được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế và sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức trên con đường phát triển AI agency của mình.

1. Thay đổi tư duy: Từ kỹ thuật viên sang chủ doanh nghiệp AI Agency

Bước đầu tiên và quan trọng nhất để phát triển AI agency thành công là thay đổi tư duy. Hầu hết những người mới bắt đầu với AI và tự động hóa thường tập trung quá nhiều vào khía cạnh kỹ thuật – làm thế nào để xây dựng hệ thống, sử dụng công cụ nào (Zapier, Make.com, N8N,…), kết nối chúng ra sao. Đây là tư duy của một “kỹ thuật viên”.

Tuy nhiên, giai đoạn này chỉ nên là tạm thời. Nếu bạn mãi mắc kẹt trong vai trò kỹ thuật viên, bạn đang tự giới hạn khả năng kiếm tiền của mình.

Tại sao tư duy “chủ sở hữu” lại quan trọng?

Thị trường không trả nhiều tiền cho những người chỉ biết xây dựng (technicians). Họ trả tiền cho những người giải quyết vấn đề kinh doanh, những nhà chiến lược, những nhà tư vấn – đó chính là vai trò của một “chủ sở hữu” (agency owner).

Chủ sở hữu AI Agency tập trung vào sự chuyển đổi kinh doanh mà họ mang lại cho khách hàng, chứ không phải vào việc triển khai kỹ thuật cụ thể. Họ đặt câu hỏi:

• Hệ thống AI này giúp khách hàng kiếm thêm bao nhiêu tiền?
• Nó giúp tiết kiệm bao nhiêu chi phí?
• Nó giúp giảm bao nhiêu nhân sự?

Tập trung vào giá trị, không phải công sức

Sự khác biệt cốt lõi nằm ở cách bạn định giá.

• Kỹ thuật viên: Tính phí dựa trên thời gian và công sức bỏ ra để xây dựng hệ thống. Điều này giới hạn thu nhập của bạn (ví dụ: 20$/giờ) và đặt bạn vào cùng nhóm với vô số freelancer khác. Bạn có thể cảm thấy ngại khi thu phí cao cho một hệ thống “dễ dàng” xây dựng, dù nó mang lại giá trị lớn.
• Chủ sở hữu: Tính phí dựa trên giá trị và kết quả mang lại cho khách hàng (Return on Investment – ROI). Bạn tự hỏi: “Nếu khách hàng trả tôi 5.000 đô la, tôi có thể giúp họ tạo ra bao nhiêu giá trị?” Giả sử bạn giúp họ tạo ra 15.000 đô la giá trị, bạn hoàn toàn có thể tính phí một phần của giá trị đó (ví dụ: 5.000 đô la), ngay cả khi bạn chỉ mất 1 giờ để xây dựng hệ thống.

Hiểu về “Hệ thống” trong kinh doanh

Tư duy chủ sở hữu đòi hỏi bạn phải có cái nhìn hệ thống về kinh doanh của khách hàng. Đừng chỉ tập trung tối ưu hóa một nút (node) nhỏ trong quy trình (efficient – hiệu quả về mặt kỹ thuật). Hãy tập trung vào việc tối ưu hóa toàn bộ chuỗi quy trình (effective – hiệu quả về mặt kinh doanh).

Chủ doanh nghiệp không quan tâm bạn tối ưu một bước nhỏ tốt đến đâu. Họ quan tâm toàn bộ hệ thống bạn xây dựng đóng góp như thế nào vào bức tranh lớn hơn, từ việc thu hút khách hàng tiềm năng đến giữ chân khách hàng và tạo ra lợi nhuận. Đừng tốn 99% thời gian vào việc xử lý các trường hợp ngoại lệ (edge cases) hay tối ưu những chi tiết nhỏ nhặt mà khách hàng không quan tâm.

Công việc chính của bạn với tư cách chủ sở hữu AI Agency là tìm kiếm và quản lý khách hàng, sau đó mới đến việc triển khai (thậm chí bạn có thể thuê người khác triển khai). Chuyển đổi tư duy này là nền tảng để tăng trưởng doanh thu một cách tự nhiên.

2. Xây dựng hệ thống tạo doanh thu hàng ngày (Daily Lead Generation)

Sự khác biệt lớn nhất giữa một AI Agency đang vật lộn và một agency thành công nằm ở việc tạo ra khách hàng tiềm năng (lead generation – lead gen) một cách nhất quán hàng ngày.

Nhiều người lầm tưởng rằng kinh doanh thành công là không cần phải làm những công việc tìm kiếm khách hàng nhàm chán. Thực tế hoàn toàn ngược lại. Ngay cả những người thành công nhất cũng dành rất nhiều thời gian cho các hoạt động tạo doanh thu cơ bản. Ví dụ được chia sẻ trong video: dành 3 giờ quay đi quay lại một video đơn giản, trả lời Q&A, hay trước đây là gửi cold email, tìm việc trên Upwork, đăng bài cộng đồng, gửi tin nhắn lạnh (cold DM), kết nối lại mạng lưới quan hệ.

Tầm quan trọng của Lead Generation nhất quán

Nếu bạn không dành 1-2 giờ đầu tiên mỗi ngày cho các hoạt động lead gen, bạn đang tự kìm hãm sự phát triển của mình. Không có gì quan trọng hơn việc ưu tiên các hoạt động tạo ra doanh thu. Không có khách hàng, bạn không có doanh nghiệp, bạn chỉ có một sở thích.

Cách xây dựng hệ thống Lead Gen hàng ngày

1. Liệt kê các kênh Lead Gen: Xác định các kênh tiềm năng cho mô hình AI Agency của bạn. Ví dụ:
   • Cold Email
   • Upwork
   • Tham gia cộng đồng (Communities)
   • Cold DMs (Facebook, LinkedIn,…)
   • Kết nối lại khách hàng cũ/lead cũ (Client/Lead Reactivation/Follow-ups)
2. Tạo Bảng Theo Dõi (Tracker): Lập một bảng tính đơn giản (spreadsheet).
   • Cột đầu tiên là ngày tháng.
   • Các cột tiếp theo là tên các kênh lead gen đã liệt kê.
3. Thực hiện và Ghi nhận: Mỗi buổi sáng, hãy dành 1-2 giờ đầu tiên để thực hiện các hoạt động lead gen theo mục tiêu đã định cho mỗi kênh và ghi lại số lượng vào bảng theo dõi.
   • Ví dụ: Ngày 30/04: 10 Cold Emails, 5 Upwork Proposals, 3 Community Posts, 10 Cold DMs, 5 Follow-ups.
4. Duy trì nhất quán: Lặp lại quy trình này mỗi ngày. Coi đây là việc tập gym cho doanh nghiệp của bạn – bạn cần theo dõi “số set” và “số rep” (số lượng hoạt động) mình thực hiện.

Sau một tháng, bạn sẽ có một danh sách lớn các hoạt động đã thực hiện. Nếu bạn làm đủ nhiều và đủ tốt (kỹ năng sẽ cải thiện theo thời gian), việc có được các cuộc trò chuyện và cuối cùng là khách hàng là điều gần như chắc chắn về mặt thống kê.

Quy tắc “Không có ngoại lệ”: Tăng trưởng giải quyết mọi vấn đề

Hãy duy trì hoạt động lead gen hàng ngày, ngay cả khi bạn đang bận rộn với các dự án của khách hàng. Tại sao? Bởi vì tăng trưởng giải quyết mọi vấn đề (như Sam Altman của OpenAI đã nói).

• Bạn quá bận? Tăng trưởng mang lại nhiều tiền hơn, giúp bạn có thể thuê người hoặc xây dựng hệ thống để giảm tải công việc.
• Bạn có quá nhiều lead/khách hàng rồi? Tăng trưởng mang lại nhiều cơ hội hơn, cho phép bạn lựa chọn những khách hàng trả giá cao hơn cho cùng một khối lượng công việc. Thay vì bị giới hạn ở mức 5k/tháng, bạn có thể nhắm tới những khách hàng sẵn sàng trả 50k/tháng.

Quy trình đơn giản:

1. Thức dậy.
2. Dành 1-2 giờ đầu tiên cho Lead Gen.
3. Hoàn thành các hoạt động tối thiểu hàng ngày (ví dụ: Cold email, Upwork, Community).
4. Theo dõi trong bảng tính.
5. Đánh dấu hoàn thành phần Lead Gen trong ngày.
6. Làm các việc khác (giao dự án, chăm sóc cá nhân,…).
7. Cuối ngày: Xem lại, điều chỉnh mục tiêu cho ngày mai.
8. Lặp lại.

Đây chính là cách vận hành một doanh nghiệp bền vững trong thời đại ngày nay.

3. Tập trung chiến lược vào thị trường ngách (Strategic Market Focus)

Một sai lầm phổ biến khác là nhảy từ ý tưởng này sang ý tưởng khác, từ thị trường ngách này sang thị trường ngách khác mà không thực sự cam kết đủ lâu.

Lợi ích của việc tập trung vào thị trường ngách (Niching Down)

Khi bạn chuyên môn hóa vào một thị trường ngách cụ thể, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích:

• Hiểu vấn đề sâu sắc hơn: Bạn trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đó.
• Xây dựng giải pháp hiệu quả hơn: Bạn có kinh nghiệm và thậm chí là các hệ thống mẫu giúp triển khai nhanh và rẻ hơn.
• Dễ dàng nổi bật: Bạn biết cách định vị bản thân so với đối thủ cạnh tranh trong cùng ngách.
• Kết quả: Tính phí cao hơn, chốt deal nhanh hơn, làm việc ít hơn.

Quy trình xác thực thị trường ngách trong 90 ngày

Vấn đề là mọi người thường từ bỏ một thị trường ngách quá sớm, trước khi có đủ dữ liệu để đánh giá hiệu quả. Thị trường luôn có độ trễ.

Giải pháp: Quy trình xác thực 90 ngày.

1. Xác định các ngách tiềm năng: Dựa trên kinh nghiệm, mối quan hệ, hoặc cơ hội bạn nhìn thấy. Hãy nghĩ đến các ngành kỹ thuật số, giá trị cao, ít quy định phức tạp. (Ví dụ: Xây dựng hệ thống bán hàng cho agency website, hệ thống tài chính cho tư vấn IT, hệ thống phát triển kinh doanh cho công ty SaaS high-ticket). Chọn ra khoảng 3 ngách để thử nghiệm.
2. Tạo thông điệp mục tiêu: Xây dựng nội dung tiếp cận (ví dụ: cold email) riêng cho từng ngách.
3. Chạy chiến dịch song song: Thực hiện hoạt động lead gen (như đã mô tả ở Phần 2) cho cả 3 ngách cùng lúc. Lưu ý: Việc này không tốn gấp 3 lần công sức, vì nhiều hệ thống AI bạn xây dựng có thể áp dụng tương tự cho các ngách khác nhau (đây chính là đòn bẩy – leverage).
4. Theo dõi chỉ số: Sử dụng bảng theo dõi (tracker) để ghi lại các chỉ số quan trọng cho từng ngách:
   • Số lượng tiếp cận (outreach)
   • Tỷ lệ phản hồi
   • Số lượng cuộc gọi bán hàng (sales calls)
   • Số lượng khách hàng chốt được (nếu có)
5. Đánh giá sau 90 ngày: Sau 90 ngày, bạn sẽ có đủ dữ liệu để so sánh hiệu quả của từng ngách một cách khách quan. Bạn sẽ thấy rõ ngách nào mang lại kết quả tốt nhất (tỷ lệ phản hồi cao, nhiều cuộc gọi chất lượng).
   • 30 ngày: Có những dấu hiệu ban đầu.
   • 60 ngày: Thấy rõ sự khác biệt về hiệu quả giữa các ngách.
   • 90 ngày: Đủ dữ liệu để đưa ra quyết định thông minh.

Đừng từ bỏ quá sớm

Chọn ra ngách chiến thắng dựa trên dữ liệu sau 90 ngày. Sau đó, cam kết hoàn toàn với ngách đó:

• Tập trung mọi nỗ lực vào ngách này.
• Tinh chỉnh lại toàn bộ tài liệu marketing, website, thông điệp để phù hợp với ngách đã chọn.
• Tiếp tục cải thiện và đào sâu chuyên môn trong ngách đó.

Việc cam kết thực hiện một điều đơn giản (như thử nghiệm ngách trong 90 ngày) trong một thời gian đủ dài là điều mà rất ít người làm được, và đó chính là lợi thế cạnh tranh của bạn.

4. Mang lại giá trị vượt trội cho khách hàng (Client-Focused Delivery)

Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng: cách bạn bàn giao và giao tiếp với khách hàng có ảnh hưởng đến sự hài lòng và số tiền họ trả cho bạn nhiều hơn cả sự xuất sắc về mặt kỹ thuật của hệ thống bạn xây dựng.

Giao tiếp và Giá trị cảm nhận là Vua

Bạn có thể dành 100 giờ để xây dựng một hệ thống AI tuyệt vời. Nhưng nếu trong buổi demo, nó trông không đẹp mắt hoặc bạn trình bày không tốt, khách hàng có thể đánh giá nó ngang bằng một hệ thống tệ hơn do thực tập sinh làm trong 2 giờ nhưng được trình bày bóng bẩy.

Khách hàng thuê bạn vì họ không muốn (hoặc không thể) quan tâm đến những gì diễn ra “bên trong hộp đen” (black box). Họ chỉ quan tâm đến đầu vào (input) và kết quả đầu ra (output). Công việc của bạn là tập trung làm cho kết quả đầu ra trở nên tuyệt vời nhất có thể trong mắt khách hàng.

Tập trung vào “Kết quả đầu ra” cho khách hàng

Trước khi bắt đầu xây dựng, hãy tạo một “Tài liệu Kết quả Kinh doanh” (Business Outcomes Document). Liệt kê tất cả những gì khách hàng sẽ nhìn thấy, nhận được, hoặc trải nghiệm từ hệ thống của bạn.

Ví dụ, với hệ thống cold email:

• Khách hàng thấy gì? Leads mới, thông báo lịch hẹn được đặt, cập nhật CRM, bản ghi cuộc họp (nếu có).
• Làm sao để tối ưu trải nghiệm?
  • Leads/Thông báo: Thiết kế thông báo đẹp mắt (ví dụ: qua Slack), chuyên nghiệp, có thương hiệu, font chữ phù hợp. Thêm icon vui nhộn (như confetti) vào tiêu đề thông báo đặt lịch.
  • Cập nhật CRM: Định dạng dữ liệu gọn gàng, dễ nhìn, ưu tiên thông tin quan trọng nhất với khách hàng.
  • Bản ghi cuộc họp: Sử dụng nền tảng chất lượng cao, dễ truy cập.

Hãy dành thời gian đầu tư vào trải nghiệm của khách hàng, vì đó là thứ họ đánh giá bạn.

Các chiến thuật giao tiếp hiệu quả

• Cập nhật định kỳ 2 lần/tuần: Dành 5 phút vào thứ Hai và thứ Năm để gửi email cập nhật ngắn gọn cho khách hàng. Nội dung đơn giản: “Chào [Tên khách hàng], chúng tôi vừa hoàn thành X, Y, Z. Đây là kết quả sơ bộ. Hiện tại chúng tôi không cần gì thêm từ bạn. Chúc bạn một ngày tốt lành!”
  • Việc này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp khách hàng cảm thấy yên tâm và thấy được tiến độ (ngay cả khi bạn chưa làm gì nhiều). Nó giúp bạn “bán” liên tục giá trị của mình.
• Sử dụng Thư viện Mẫu (Template Library): Xây dựng các mẫu quy trình, hệ thống tự động hóa phổ biến. Điều này giúp bạn:
  • Đảm bảo chất lượng nhất quán.
  • Giảm thời gian bàn giao (ví dụ: từ 21 ngày xuống 7 ngày). Khách hàng thường thích kết quả nhanh hơn (dù cần cân bằng để công việc không bị coi là quá dễ dàng).
  • Giảm thiểu sự hối tiếc của người mua (buyer’s remorse), tăng giá trị cảm nhận.
• Chuẩn bị kỹ cho buổi Bàn giao/Demo cuối cùng: Coi buổi này như một kỳ thi quan trọng.
  • Luyện tập kỹ càng.
  • Chuẩn bị sẵn những câu mở đầu ấn tượng.
  • Đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru ngay lần đầu demo.
  • Tập trung trình bày cách hệ thống giải quyết vấn đề và mang lại giá trị đúng như mong đợi (thậm chí vượt trội). Buổi demo thành công có thể khiến khách hàng muốn trả thêm tiền ngay lập tức.
• Theo dõi sau bàn giao (Check-in): Liên hệ lại khách hàng sau 15, 30, 90 ngày để hỏi thăm tình hình sử dụng hệ thống, hỗ trợ nếu cần và tìm kiếm cơ hội bán thêm (upsell) hoặc nhận giới thiệu. Đôi khi, chỉ cần một lời chúc mừng sinh nhật đơn giản cũng đủ để khách hàng nhớ đến bạn khi có ai đó cần dịch vụ tương tự.

Quy trình bàn giao tập trung vào khách hàng:

1. Onboarding khách hàng ban đầu.
2. Tạo Tài liệu Kết quả Kinh doanh.
3. Xây dựng hệ thống (ưu tiên từ thư viện mẫu).
4. Cập nhật định kỳ 2 lần/tuần.
5. Kiểm thử kỹ lưỡng giải pháp.
6. Thực hiện buổi trình bày/demo/bàn giao ấn tượng.
7. Theo dõi định kỳ sau bàn giao.

Để vượt lên trên 99% các AI Agency khác, đặc biệt khi bạn mới bắt đầu, không đòi hỏi phép màu mà cần sự tập trung vào 4 yếu tố cốt lõi:

1. Thay đổi tư duy: Trở thành chủ doanh nghiệp tập trung vào giá trị, không chỉ là kỹ thuật viên.
2. Hệ thống tạo doanh thu hàng ngày: Kiên trì thực hiện các hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng mỗi ngày.
3. Tập trung chiến lược vào thị trường ngách: Chọn, thử nghiệm và cam kết với một thị trường ngách cụ thể.
4. Mang lại giá trị vượt trội cho khách hàng: Tập trung vào giao tiếp hiệu quả và tối ưu hóa trải nghiệm đầu ra của khách hàng.

Việc áp dụng những nguyên tắc này một cách kỷ luật và nhất quán sẽ giúp bạn xây dựng một AI Agency không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ và bền vững. Chúc bạn thành công trên hành trình phát triển AI agency của mình!