Cách định giá dịch vụ AI & Automation

Bài viết này được viết dựa trên video chia sẻ của Nate Herk, hy vọng nó sẽ giúp được gì đó cho bạn.

Một trong những câu hỏi khó nhất mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực AI Automation (tự động hóa bằng trí tuệ nhân tạo) đều gặp phải là: “Mình nên tính phí bao nhiêu cho workflow này?”.

Tài liệu hướng dẫn này tóm tắt các khái niệm, mô hình và các bước chính để định giá quy trình làm việc AI dựa trên giá trị thay vì thời gian hoặc công sức.

1. Thay đổi tư duy: Từ “bán thời gian” sang “bán giá trị” (Value-based pricing)

Sự thay đổi cơ bản trong việc định giá là chuyển từ tính phí cho đầu vào (thời gian/công sức) sang tính phí cho kết quả (lợi tức đầu tư hoặc ROI).

Doanh nghiệp thường trả tiền cho các giải pháp mang lại giá trị hữu hình, thường là đạt được ít nhất một trong ba kết quả sau:

1. Tiết kiệm tiền.
2. Tiết kiệm thời gian.
3. Giảm thiểu lỗi của con người.

Mục tiêu của bạn là tự tin hướng dẫn khách hàng qua các phép tính, giải thích ROI để mức giá được xem là một khoản đầu tư sẽ tự hoàn vốn.

2. Hai mô hình định giá cốt lõi

Mặc dù ngành này chưa có một tiêu chuẩn thống nhất, nhưng có hai mô hình được khuyến nghị vì sự đơn giản, khả năng xây dựng lòng tin và khả năng mở rộng:

2.1. Value-Based Pricing (Định giá dựa trên giá trị)

• Định nghĩa: Tính phí dựa trên tác động kinh doanh – thời gian tiết kiệm được, tiền tiết kiệm được hoặc hiệu quả đạt được.
• Khái niệm chính: Giá trị không mang tính phổ quát. Bạn có thể tính hai mức giá khác nhau cho cùng một hệ thống chính xác cho hai doanh nghiệp khác nhau vì giá trị giải pháp đối với mỗi doanh nghiệp là khác nhau.
• Trường hợp sử dụng: Lý tưởng để bắt đầu làm việc với khách hàng mới.

2.2. Monthly Retainer (Phí duy trì hàng tháng)

• Định nghĩa: Một khoản phí hàng tháng dự đoán được để truy cập liên tục vào chuyên môn của bạn và một mức độ dịch vụ xác định (ví dụ: $1,500 đến $15,000+ mỗi tháng).
• Lợi ích: Khách hàng có chi phí dự đoán được và quyền truy cập ưu tiên; bạn có thu nhập ổn định và ít căng thẳng hơn.
• Phong cách khuyến nghị: Retainer dựa trên cột mốc (Milestone-Based Retainer), định vị bạn là Đối tác/Tư vấn AI chứ không phải freelancer.

3. Cách tính toán giá cụ thể

Phép tính luôn bắt đầu bằng giai đoạn khám phá mạnh mẽ để hiểu quy trình thủ công và chi phí của nó.

Bước 1: Giai đoạn khám phá (Discovery)

Bạn phải lập bản đồ quy trình thủ công hiện tại bằng cách hỏi:

• Quy trình diễn ra bao lâu một lần?
• Điều gì kích hoạt nó?
• Ai là các bên liên quan?
• Mất bao lâu mỗi lần?
• Chi phí tính theo giờ của công việc đó là bao nhiêu? (Dựa trên lương, số lượng nhân viên, chi phí phần mềm, v.v.).

Bước 2: Tính toán theo giá trị (Value-Based Pricing)

Mục tiêu là chuyển đổi khoản tiết kiệm thành một con số mà khách hàng hiểu được.

• Tính tiết kiệm hàng năm:
  • Ví dụ: Quy trình mất 1 giờ/ngày x $50/giờ x 240 ngày làm việc = $12,000 tiết kiệm hàng năm.
• Áp dụng quy tắc ROI 10x:
  • Khách hàng nên thấy lợi tức đầu tư gấp mười lần (10x) trong năm đầu tiên.
  • Công thức: Giá dự án = 10% của tiết kiệm hàng năm.
  • Ví dụ: 10% của $12,000 = $1,200 (Giá dự án cơ bản).

Bước 3: Tính toán phí Retainer (Duy trì hàng tháng)

Đối với các quan hệ đối tác liên tục, toán học chuyển sang việc bảo vệ biên lợi nhuận của bạn.

• Ước tính chi phí hàng tháng: Tính toán chi phí để cung cấp dịch vụ (thời gian của bạn, thời gian lập trình viên, bảo trì…). Ví dụ: Chi phí ước tính = $5,000/tháng.
• Áp dụng biên lợi nhuận mục tiêu: Biên lợi nhuận mục tiêu cho công việc dịch vụ tùy chỉnh thường là 50% đến 70%.
• Công thức: Giá Retainer = Chi phí cung cấp / (1 – Biên lợi nhuận mục tiêu). Hoặc đơn giản là nhân đôi chi phí của bạn để có biên lợi nhuận 50%.
  • Ví dụ: $5,000 chi phí x 2 = $10,000/tháng.

4. Trình bày khoản đầu tư & xử lý từ chối

Cách bạn trình bày giá sẽ quyết định kết quả. Không bao giờ bắt đầu bằng giá; hãy bắt đầu bằng sự chuyển đổi.

Trình bày giải pháp

Trước khi nêu chi phí, hãy đảm bảo khách hàng hiểu kết quả và tất cả các thành phần đi kèm: Setup, Hosting, Testing (QA), Tối ưu hóa, Đào tạo và Bảo trì.

Rõ ràng về phạm vi (Scope)

Tránh phạm vi mơ hồ. Xác định rõ “hoàn thành” nghĩa là gì để ngăn chặn việc phình to phạm vi (scope creep).

• Chiến lược: Khi có yêu cầu tính năng mới, hãy chuyển chúng vào “backlog phiên bản 2” để định vị cho dự án tiếp theo.

Xử lý từ chối

• Quy tắc Vàng: Nếu họ phản đối, hãy điều chỉnh phạm vi, không điều chỉnh giá. Giảm độ phức tạp hoặc chia dự án thành các giai đoạn, đừng giảm giá trị của bạn.
• Vấn đề ngân sách: Chuyển hướng cuộc trò chuyện sang giá trị dài hạn và tiết kiệm hàng tháng thay vì chi phí ngắn hạn.

5. Mở rộng: Tạo doanh thu định kỳ

Sau dự án ban đầu, hãy nhắm đến việc thiết lập mối quan hệ định kỳ. Bạn có thể bán các dịch vụ này riêng lẻ hoặc theo gói:

1. Phí cố định hàng tháng: Ví dụ: $250 – $1,500 mỗi tháng.
2. Gói bảo trì theo giờ: Ví dụ: 5-20 giờ mỗi tháng.
3. Theo phần trăm chi phí dự án gốc (Khuyên dùng): 10% đến 25% của phí dự án ban đầu.

Các dịch vụ bao gồm: Phí bảo trì (để đảm bảo độ tin cậy), Tối ưu hóa & Giám sát (tinh chỉnh prompt, logs), và Dự án mở rộng (Version 2).

6. Khung Làm Việc P.R.I.C.E.

Sử dụng khung 5 bước nội bộ này để đảm bảo định giá nhất quán và chiến lược:

Ví dụ áp dụng thực tế (Dựa trên quy tắc trong tài liệu)

Bối cảnh: Khách hàng nhận được 20 leads mỗi tuần, quy trình xử lý thủ công tốn $38,400/năm (như ví dụ bạn đã nêu).

Áp dụng Khung P.R.I.C.E:

• I – Identify ROI: Tự động hóa giúp tiết kiệm ~$38,400/năm.
• C – Communicate (Định giá): Áp dụng Quy tắc 10x ROI:
  • Giá dự án = 10% của $38,400.
  • Báo giá (Project Price): ~$3,840.
• E – Expand (Mở rộng): Đề xuất gói bảo trì hàng tháng.
  • Áp dụng mức 10% – 25% giá dự án gốc.
  • Phí bảo trì: Khoảng $384 – $960/tháng.

Cách tính này giúp khách hàng thấy ngay lập tức họ sẽ nhận lại gấp 10 lần số tiền bỏ ra ngay trong năm đầu tiên, khiến việc chốt đơn trở nên dễ dàng hơn nhiều.